Schulungsdatenbank 7

Die Schulungsdatenk 7 folgt einem anderen, komplexeren Konzept als die Datenbanken 2.5 und 3.5.
Während sich in den letztgenannten Programmen der Schulungsbedarf aus der Abteilungsmatrix bzw. der Abteilungs- oder Arbeitsgruppenzugehörigkeit ergibt, definiert sich dieser in DB 7 über die Zuordnung eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin zu einer oder mehreren Rollen im Unternehmen.
Eine Rolle bzw. ein Aufgabenbereich kann ein fester Arbeitsplatz (z. B. in der Verwaltung oder an einer Produktionslinie), eine zeitweilige Mitgliedschaft in einem Projektteam oder eine Zusatzfunktion wie z. B. "Sicherheitsbeauftragter" sein.
Diesen Rollen werden nun SOPs zugeordnet. Eine „Standard Operating Procedure“ (SOP), auf deutsch Standardvorgehensweise, ist eine Arbeitsanweisung, welche das Vorgehen innerhalb eines betriebswirtschaftlichen Arbeitsprozesses beschreibt. Häufig wiederkehrende Arbeitsabläufe werden textlich beschrieben und den Ausführenden erklärend an die Hand gegeben.
Hat nun ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin eine oder mehrere Rollen im Unternehmen, denen wiederum eine oder mehrere SOPs zugeordnet sind, so ergibt sich aus diesen Zusammenhängen der Schulungs- bzw. Trainingsbedarf des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin.
Diesen Trainingsbedarf ermittelt das Programm automatisch, wobei die SOPs i.d.R. ein Ablaufdatum haben und außerdem einer Versionsverwaltung unterliegen, so dass jederzeit nachvollziehbar ist, ob alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in den aktuellen SOP-Versionen geschult sind oder ob Trainingsdefizite bestehen.

Schulungsverwaltung

Nach den Qualitätsmanagement- und GMP (Good Manufacturing Practice)-Grundsätzen kann nur ausreichend ausgebildetes Personal seine Aufgaben im erforderlichen Umfang erfüllen. Dazu gehört neben der angemessenen Grundausbildung die kontinuierliche Weiterbildung im Betrieb.
Die Schulungsdatenbank 7 minimiert den Verwaltungsaufwand für das Schulungsmanagement dahingehend, dass sich alle relevanten Informationen über MitarbeiterInnen, SOPs, Rollen und Dokumente unter einer Oberfläche, in einer Datenbank befinden.
Auf Knopfdruck lassen sich beispielsweise die Trainingsdefizite und der KPI (Key Performance Indicator) als Report ausgeben und resultierend daraus die anstehenden Schulungen bzw. Trainings planen.

Die SchulungsDB 7 auf Access-Basis unterstützt:

  • die effektive Verwaltung von Arbeitsanweisungen (SOPs ) und anderen Unterlagen bzw. Dokumenten
  • die Versionsverfolgung von Vorgabedokumenten (Arbeits- und Verfahrensanweisungen) im Rahmen des Qualitätsmanagements
  • die rasche und sichere Planung und Verwaltung interner Schulungen

Interne Schulungen werden immer erforderlich, wenn

  • Arbeits- und Verfahrensanweisungen neu erstellt oder aktualisiert werden
  • wenn ein Zeitintervall abgelaufen ist, innerhalb dessen bestimmte Basisschulungen wiederholt werden müssen (z. B. jährlich Arbeitssicherheit und Datenschutz).

Die Datenbank wurde nach den strengen GMP-Maßstäben der pharmazeutischen Industrie entwickelt und geprüft.
Durch die gemeinsame Verwaltung von Arbeitsanweisungen (SOPs) und Schulungen wird eine redundante Datenhaltung vermieden. Das spart Arbeitszeit und vermeidet Inkonsistenzen. Effektive Auswertungen ermöglichen einen raschen Überblick über Dokumente und Schulungen, Personen und deren Rollen (Aufgabengebiete).
Ein "Aufgabengebiet" bzw. eine Rolle kann ein fester Arbeitsplatz (z. B. in der Verwaltung oder an einer Produktionslinie), eine zeitweilige Mitgliedschaft in einem Projektteam oder eine Zusatzfunktion wie z. B. "Sicherheitsbeauftragter" sein.
Durch das Datenmodell ist ferner gewährleistet, dass zu jedem Zeitpunkt ermittelt werden kann, welcher Schulungsbedarf besteht und welche Dokumente zur Überarbeitung anstehen. Der komplette Workflow von Dokumenten von der Versendung bis zur Bestätigung der Ungültigkeitserklärung wird abgebildet.
Die Datenbank ermöglicht so die Einhaltung der Forderungen von Qualitätsmanagement-Normen aller Branchen bzw. die Einhaltung der einschlägigen GMP-Richtlinien.